Corona Krisenkommunikation – Was jetzt zu tun ist!

von Jan Gill – 04. März 2020

Das können Kommunikatoren tun, um Mitarbeiter kontinuierlich zu informieren, zu sensibilisieren und das Vertrauen in die Maßnahmen der eigenen Organisation zu stärken – hier unsere Checkliste für die Kommunikation:

Klare interne Kommunikation. Der beste Weg, um Mitarbeiter zu beruhigen, ist gut durchdachte interne Kommunikation. Ob Intranet-Text, Rundmail oder Aushang – stellen Sie sicher, dass Ihre interne Kommunikation alle Mitarbeiter erreicht und Texte so gut aufbereitet sind, dass auf alle Fragen und Sorgen der Stakeholder eingegangen wird. Vorgehen: Konkrete Fragen aufgreifen, einfache Sprache verwenden, klare Handlungsempfehlungen geben und durch Checklisten unterstützen.
Offene Kommunikationskanäle. Legen Sie Ansprechpartner und Kommunikationskanäle zum Thema Coronavirus fest. Machen Sie klar, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner jederzeit an diese wenden können.
Kommunizieren sie neue Regeln schnell. Überprüfen Sie, ob die Unternehmensvorschriften noch zum aktuellen Stand der Lage passen. Wer darf, wer soll im Homeoffice bleiben? Welche Hygienevorschriften gelten? Wie sieht es mit Dienstreisen und größeren Veranstaltungen aus?
Sprachregelungen. Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter jetzt an die Hand nehmen können und Außendienstmitarbeiter gegenüber ihren Kunden sprechfähig sein. Bereiten Sie Sprachregelungen vor, die Ihren Mitarbeitern die Kommunikation zum Thema nach innen wie außen erleichtern – das gilt auch für den Mail-Verkehr, Social-Media-Beiträge oder das Intranet.
Fragen und Antworten. Ein gut ausgearbeitetes und stets aktuelles FAQ-Dokument als zentraler Anlaufpunkt – das kann eine Schlüsselmaßnahme sein, um alle Stakeholder mit den nötigen Informationen zu versorgen und gleichzeitig auf ihre Sorgen einzugehen.
Vorbereitung für den Krisenfall. Bereiten Sie Kommunikations-Dokumente für eine Verschlimmerung der Lage vor, zum Beispiel Standortschließlungen oder bei Lieferproblemen. Es müssen interne wie externe Stakeholder bedient werden: etwa durch Pressemittelungen, Intranet-Beiträge oder Artikel. Auch entsprechende Dark Sites sollten für den Ernstfall vorbereitet und „ready to publish“ sein.
Einsatzfähigkeit des Krisenmanagements. Überprüfen Sie die Einsatzfähigkeit ihres Krisenmanagements. Stellen Sie die Verfügbarkeit im Ernstfall sicher. Dazu gehören telefonische Alerts für wichtige Personen aber auch die Erreichbarkeit eines passenden Ansprechpartners – rund um die Uhr.
Social-Media-Monitoring. Beiträge in Social Media zeigen, wie die Stimmung ist und welche Sorgen die Stakeholder haben. Monitoren Sie diese systematisch, um zu verstehen, wo Kommunikationsbedarf besteht.
Medienmonitoring. Die Nachrichtenzyklen zum Coronavirus sind schnelllebig. Investieren Sie also Zeit, um auf dem Laufenden zu bleiben und auf negative Nachrichten schnell reagieren zu können.