Corporate Messenger für die interne Kommunikation: Chat-App mit Potenzial? (Teil 2)
In diesem Artikel klären wir: Warum der Messenger das Zeug dazu hat, das Intranet abzulösen. Welche Vorteile eine Messenger-Lösung konkret für die interne Unternehmenskommunikation bietet. Und was bei der Nutzung zu beachten ist.
Kanal-Strukturen einrichten
Der Corporate Messenger hat das Potenzial die gesamte Kommunikation eines Unternehmens in einem Tool zu bündeln:
- Etwa projektbezogene Kommunikation,
- den Austausch im gesamten Team oder
- Direktnachrichten an Kollegen.
Die Software bietet die Möglichkeit, Chat-Kanäle zu einzelnen Themen zu bilden, um sich dort in Wort und Bild auszutauschen, Dateien zu teilen oder die laufende Kommunikation einfach mitzulesen, um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Bei der Einführung eines Messengers für ein Unternehmen lohnt es sich deswegen, von vornherein eine Kanalstruktur vorzugeben, in der die Informationen auf der Ebene fließen können, für die sie tatsächlich relevant sind.
Nachrichten relevant platzieren
Abteilungen für Unternehmenskommunikation können die Struktur nutzen, um ihre Inhalte gezielt auszuspielen. Die Wahl des Chat-Kanals ist hierbei abhängig davon, ob eine Information die gesamte Belegschaft oder nur einzelne Standorte bzw. Abteilungen betrifft. Mitarbeiter werden dadurch direkt mit den für sie relevanten Informationen versorgt.
Grenzen lösen sich auf
Corporate News bekommen durch die Ausspielung via Chat-Kanal den gleichen Stellenwert wie Direktnachrichten an einen Kollegen oder Informationen mit Projektbezug. Darin liegt eine Chance, denn die Nachrichten erreichen die Mitarbeiter direkt als persönliche Mitteilung mit Push-Benachrichtigung – und je nach Setup und Kultur gibt es auch die Möglichkeit, direktes Feedback zu erhalten.
Gleichzeitig liegt hierin aber auch die Gefahr, dass wichtige Meldungen zwischen den vielen Chat-Nachrichten des Tages untergehen. Das Chat-Format verführt dazu, schnell und häufig kurze Nachrichten zu verschicken. Kommunikationsabteilungen sollten daher gerade im Messenger darauf achten, die Frequenz der Mitteilungen so zu dosieren, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter erhalten bleibt.
Einbindung und Ablösung bestehender Medien
Eine Nachricht im Chat besteht idealerwiese aus wenigen kurzen Sätzen, evtl. mit einem Link auf einen Artikel mit mehr Informationen im Intranet oder der Mitarbeiterzeitung. Um diesen zu öffnen, müssen die Mitarbeiter aber nicht zwangsläufig das Programm verlassen. Denn über die reine Messenger-Funktion hinaus können in das Programm auch weitere Funktionen eingebunden werden, z. B. ein direkter Zugriff auf das Intranet, andere Informationsplattformen oder die Dateiablage auf dem Server. Selbst Schnittstellen zu Produktionsumgebungen sind längst Realität.
Mittelfristig bedeutet dies, dass Messenger die bestehenden Intranet-Plattformen und andere Digital Workplaces nicht nur ergänzen, sondern auch ersetzen können und werden. Der Einsatz von Chatbots für die interne Kommunikation wird dies befördern, weil dadurch Informationen aus dem FAQ-Bereich, Kantinenpläne, Onboardings, Formularrecherche etc. direkt auf individuelle Anfrage über den Messenger abrufbar werden.
Zukunftsmusik? Im dritten Teil dieser Reihe sprechen wir mit Anbietern von Corporate Messenger Software über ihre Produkte, Einsatzszenarien und Erfolgsgesschichten.
(Foto: Ditty_about_summer/Shutterstock.com)
