Zeiterfassung: Fluch und Segen?
Es gibt skurrile Geschichten zur Arbeitszeitmessung. Manche Kommunikationsmanager im Unternehmen stempeln sich aus, nur um durch die Hintertür wieder zurück ins Büro zu schleichen und weiterzuarbeiten. Sie umgehen bei vollen Überstundenkonten so die mahnende E-Mail vom Chef oder den drohenden Brief des Betriebsrats.
In der Agentur sind Überstunden durchaus gewünscht. Hier zählt jedoch vor allem die abrechenbare Stunde, die später auf der Kundenrechnung landet. Die Extrastunde, die manch vergesslicher Kollege freitagabends für das Nachtragen der Wochenstunden in die Zeiterfassungs-Software opfert, zählt leider nicht dazu.
Und so simpel ist auch das Dilemma: Jede Zeiterfassung ist nur so gut, wie sie bedient wird. Zum Glück hilft heute die Technik nach.
Zwei Anbieter, eine Idee
Timeular und timeBuzzer haben sich dem Problem angenommen und mit Hardware-Gadgets Zeiterfassung so simpel und spielerisch wie möglich gestaltet: mit einem Würfel bzw. einem Buzzer. Der Nutzer startet das Tracking, indem er den Würfel oder Buzzer dreht. Voraussetzung ist, dass Projekte und Kunden in der mitgelieferten Software voreingestellt wurden.
Es geht auch ohne Hardware
Bei JP│KOM ist wie bei vielen anderen Agenturen eine Software im Einsatz, die u. a. die Zeiterfassung je Mitarbeiter und Kundenjob ermöglicht. Auch hier genügt ein Klick auf den digitalen Start- bzw. Stop-Knopf.
Bei der Zusammenarbeit auf Basis eines Retainers und Angeboten, die nach Aufwand abgerechnet werden, liegt der Vorteil der Abrechnung im 15-Minuten-Takt für unsere Kunden klar auf der Hand: Am Ende des Monats erfolgt eine Auflistung der geleisteten Stunden je Projekt(baustein).
Die Positionen sind aufgeschlüsselt nach Angebot, geleisteten Stunden und Restbudget. Zusätzlich erfasst und berechnet werden Fremdkosten. So haben Kunde und Agentur eine transparente Diskussionsgrundlage, um Anpassungen an der Höhe des Retainers vorzunehmen.
Zeiterfassung fürs Unternehmen
Auch wenn Sie nicht auf Agenturseite arbeiten, kann die Selbstbeobachtung mittels digitalem Helferlein sehr aufschlussreich sein. Insbesondere wenn Sie Ihr Zeitmanagement optimieren wollen.
Denn schließlich stellen sich nicht wenige am Ende der Woche die Frage: Wo ist meine Zeit geblieben? Welchen Anteil haben welche Arten von Aufgaben aufgefressen?
Eine Benchmark für den Arbeitsalltag von Kommunikationsmanagern in Leitungsfunktionen liefern Pfannenberg (2009) und Nothhaft (2011), nachzulesen in der Toolbox Social Media.
