Cockpit für die internationale Redaktion – Management internationaler Kommunikation mit Redaktionssystemen

Internationale Kommunikation managen, heißt Komplexität managen. Zeitverschobene Redaktionsprozesse, länderübergreifende Abstimmungen unter Einbeziehung diverser externer Partner, regionale Adaptionen und Übersetzungen im gesetzten Dokument – wer hier Excel-Listen und Word-Docs im Korrekturmodus verschickt und Änderungen aus verschiedenen Dokumenten händisch konsolidiert, riskiert Fehler und Produktionsverzögerungen.

Das muss nicht sein: Moderne Redaktionssysteme bieten integrierte Lösung für Produktion, Adaption und Freigabe aller Inhalte inklusive Sprach- und Formatversionen (Print, Online, Mobile). Sie funktionieren in der Regel webbasiert, das heißt alle Beteiligten (Headquarter, Länder/Regionen, Agentur, Übersetzer etc.) haben weltweit Zugriff auf das ihnen zugewiesene Projekt.

Die Vorteile eines integrierten Redaktionssystems liegen auf der Hand:

• Mehr Transparenz Arbeitsstufen (z. B. Korrektur, Freigabe) sind gelabelt, Zuständigkeiten jederzeit ersichtlich. Die Verantwortlichen haben vollen Zugriff auf den Datenbestand.
• Effizientere Prozesse Seiten werden übersichtlich angezeigt; die Texterstellung erfolgt gleich mit Layout-Vorschau. Korrekturen sind schnell nachvollziehbar und werden automatisch in alle Formate übernommen. Ein Übersetzungsmodul exportiert Dokumente und importiert die übersetzten Versionen.
• Beschleunigte Produktion Die Anzahl der Prozessschritte und Freigaberunden ist reduziert. Inhalte können schneller in verschiedenen Formaten publiziert werden, die Medien gewinnen an Aktualität.
   

Funktionen unter der Lupe
Die Vorteile überzeugen – doch welche Features sind ein Muss und welche sind nur für sehr spezielle Anforderungen notwendig? Gewisse Standards haben sich bereits am Markt etabliert. Dazu gehören z. B. die browserbasierte Anwendung, die medienneutrale Verwaltung und das User-Management.

Am Markt etablierte Standards von Redaktionssystemen

Durch die browserbasierte Anwendung benötigen die am Redaktionsprozess Beteiligten lediglich Internetzugänge, um sich weltweit in das System einzuloggen. Für global agierende Projektteams eignet sich in diesem Zusammenhang ein Pool an System-Zugängen (Concurrent-Seats) besser als eine personengebundene User-Lösung, denn durch die Zeitverschiebung werden nie alle Mitglieder gleichzeitig das System nutzen.

Damit Inhalte auch nach Abschluss des Projekts auffindbar bleiben und wiederverwendet werden können, verfügen alle Redaktionssysteme über das Media Asset Management Modul (MAM). In diesem Herzstück des Redaktionssystems werden alle Inhalte und deren Metadaten medienneutral abgespeichert und mit Schlagworten versehen. Je mehr Publikationen im Redaktionssystem erstellt werden, desto mehr gewinnt diese Funktion an Relevanz. Das Redaktionssystem tritt an die Stelle einer gesonderten Ablage für die Corporate Publishing Projekte. Durch die medienneutrale Abspeicherung lassen sich Inhalte einfach über verschiedene Kanäle ausspielen – ob Print, Web oder App.

Wer darf Textänderungen vornehmen? Und wer gibt die Seiten final frei? Auf diese Fragen liefert das User-Management die Antworten, indem es Nutzern Zugriffsrechte zuweist. Auf diese Weise wird der Redaktionsprozess gezielt gesteuert und die Datensicherheit gewährleistet.

Ebenso verfügt die Mehrheit der Redaktionssysteme über das Modul Workflow-Management, in dem typische Arbeitsprozesse eingerichtet werden. Über dieses Modul werden den Beteiligten Aufgaben zugewiesen sowie Übersichten der anstehenden Aufgaben erstellt, wie z. B. Korrektur oder Freigabe.
 

Spezielle Lösungen für spezielle Bedürfnisse
Internationale Publishing-Projekte finden unter besonderen Vorzeichen statt, sodass die zuvor dargelegten Basismodule häufig nicht ausreichen, um den speziellen Anforderungen gerecht zu werden. Zusätzliche Module können über die Eignung des Redaktionssystems im internationalen Kontext entscheiden:

So ist für internationale Publikationen das Management mehrerer Sprachversionen eine besondere Herausforderung – ganz gleich, ob Übersetzungsagenturen oder Inhouse-Übersetzer zum Einsatz kommen. Einige Redaktionssysteme verfügen daher über Translation Management Module, mit denen Sprachversionen einfach und übersichtlich angelegt werden können. Wenige Redaktionssysteme verfügen darüber hinaus über Schnittstellen zu Translation Memory Systemen, die mehrheitlich von großen Übersetzungsagenturen genutzt werden. Ist eine Übersetzungsagentur involviert, dann macht diese Schnittstelle das System besonders attraktiv.

Je nach Art der Publikation kann auch ein Modul zum Product Information Management einen Zusatznutzen liefern. Werden z. B. für Marketing-Broschüren in verschiedenen Ländern Produktinformationen aus den Warenwirtschaftssystemen benötigt, lassen sich die gewünschten Daten über eine Schnittstelle mit dem Redaktionssystem einspeisen. So gehen Marketing-Verantwortliche weltweit sicher, dass sie stets die aktuellen Produktinformationen für ihre Publikationen verwenden.

Eine weitere Möglichkeit zur Ressourceneinsparung bei internationalen Publishing-Projekten bieten Web-to-Print Lösungen, bei denen für verschiedenste Publikationen CD-konforme Druckvorlagen im Redaktionssystem angelegt werden, wie z. B. für Plakate oder Flyer. Mitarbeiter von Kommunikationsabteilungen weltweit werden auf diese Weise zum Publisher und können Templates mit eigenen Inhalten füllen – und dabei den international einheitlichen Markenauftritt stärken. Auch das automatisierte Weiterleiten von Dokumenten an Druckereien ist mit Web-to-Print-Lösungen möglich.
 

Doppelt wirksam
Die Anforderungen an das internationale Corporate Publishing sind groß: Kommunikationsabteilungen sind herausgefordert, vielfältige hochwertige Publikationen für internationale Zielgruppen zu erstellen und gleichzeitig die Zeit- und Kosteneffizienz zu optimieren. Wie in diesem Beitrag aufgezeigt, können Redaktionssysteme einen entscheidenden Beitrag zur Erreichung dieser Ziele leisten, auf zwei Ebenen: Sie ermöglichen das Ausspielen von Inhalten auf diversen Kanälen und sie optimieren die Redaktionsprozesse an sich.
 

Integrierte Redaktionsprozesse – Und so funktioniert es:

1. Planung Die Redaktionsleitung wählt die strategischen Themen aus und teilt sie über die Blattplanung den Publikationen zu.
2. Sie vergibt Arbeitsaufträge an die Kommunikatoren in den Ländern und baut die Seiten über (teil-)definierte Layout-Templates auf. So wird das Projekt bereits in der Planungsphase über das integrierte Redaktionssystem angelegt und gesteuert.
3. Umsetzung Regionale Kommunikatoren und Content-Owner pflegen Texte, Bilder, Videos usw. medienneutral in das System ein, bearbeiten die Materialien mit Unterstützung externer Partner wie Agenturen und stimmensie mit der Redaktionsleitung ab.
4. Der Master ist die Basis für die Übersetzung in die gewünschten Sprachen, idealerweise durch muttersprachliche Übersetzer in den jeweiligen Ländern.
5. Produktion Danach wird der Content in verschiedene Medien ausgegeben, z. B. Mobile Web Magazin und Mitarbeiterzeitung. Nachträgliche Änderungen übernimmt das System automatisch in alle Formate (Content Syndication).