Digitale Konferenzen – Tipps und Best Practices beim Lunch & Learn

Der Blick auf und über den virtuellen Tellerrand

Der „Tellerrand“ des IT-Dienstleisters Fiducia & GAD ist ein internes Event unter dem Motto „Kochen verbindet“. Bereits vor der Pandemie nutzte die Kommunikationsabteilung dieses Format live, um Nähe zwischen dem Personalvorstand und Mitarbeitenden zu schaffen. „Zusammen kochen, miteinander ins Gespräch kommen – das Format ist bei fast allen Kolleginnen und Kollegen gut angekommen“, sagte Miriam Effing, aus der Unternehmenskommunikation von Fiducia & GAD. „Deshalb war klar, dass wir die Veranstaltung auch während des Lockdowns weiterführen wollen – natürlich virtuell.“

Die größte Herausforderung sei es gewesen, auch im digitalen Umfeld Nähe zu schaffen. Hier entsteht diese auch durch die persönlichen Video-Einblicke in die Küche. „Eine gute und aktivierende Moderation ist das A und O“, erklärte Miriam Effing. Ein Tipp von ihr: „Gezielt die Teilnehmenden ansprechen, die sich zurückhalten.“ Vor dem gemeinsamen Kochen gibt es eine Begrüßungs- und Fragerunde. Über Abstimmungstools, wie etwa Mentimeter, können während des gesamten Formats Fragen gestellt werden, die den weiteren Austausch anregen.

Von analog auf digital umgestellt: Die meisten Erfahrungen hatten die Teilnehmenden mit Weihnachtsfeier, Townhall und Betriebsversammlungen.
JP │KOM, 2021

Change? – Geht auch digital!

Die Kommunikationsabteilung von Mitsubishi Chemical Advanced Materials (MCAM) stand 2020 vor der Herausforderung, den Roll-out einer internationalen Change-Kampagne in der Hochphase der Pandemie durchzuführen. Die Lösung: ein digitales Townhall-Meeting und eine Kaskade weiterer digitaler Events, um von Beginn an die knapp 4.000 Kolleginnen und Kollegen in über 40 Standorten abzuholen.

„Der digitale Austausch war für alle neu. Umso wichtiger war es, mithilfe von Train-the-Trainer-Angeboten die Führungskräfte auf die digitale Moderation vorzubereiten“, erklärte Irene Langolf, Change Communication Officer bei MCAM. „Der Schlüssel waren für uns die Tech-Buddies, die jede Führungskraft an ihrer Seite hatte“, berichtete sie. Die Tech-Buddies aus allen Regionen wurden online in Tools wie MS Teams und Mentimeter geschult und unterstützen Manager und Referenten bei der reibungslosen Nutzung virtueller Tools und leiten zum Beispiel ausgewählte Fragen der Teilnehmenden an sie weiter.

Besonders die virtuelle Cafeteria hat schnell großen Anklang gefunden: Ein Raum für den Austausch jenseits des Tagesgeschäfts zu Themen wie Gesundheit. „Die Cafeteria ist jetzt fester Bestandteil unseres digitalen Kommunikationsangebots“, schloss Irene Langolf. Einmal im Monat kommen die Mitarbeitenden zusammen, hören Interviews und tauschen sich in der Fragerunde oder bei Spielen aus.

Ideal für die kollaborative Zusammenarbeit in Workshops sind digitale Dashboards, wie zum Beispiel Miro.
JP │KOM, 2021

Chancen und Herausforderungen

Was im Austausch mit den Teilnehmenden deutlich wurde: Die größte Herausforderung ist es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu gewinnen und vor allem über die gesamte Dauer der Events aufrecht zu halten. Denn gerade bei digitalen Veranstaltungen sind die Teilnehmenden häufig abgelenkt. „In fast allen meiner Meetingrunden heißt es bei mir ‚Bitte Kamera an‘ – das sorgt für eine höhere Teilnahme und Präsenz“, berichtete eine Teilnehmerin. „Eine Viertelstunde Puffer zwischen den Programmpunkten wirkt manchmal Wunder“, sagte Anne Tessmer, JP│KOM Seniorberaterin und Moderatorin des Events. „Da hat jeder Zeit, einen Blick in die E-Mails – oder noch besser – aus dem Fenster zu werfen.“